基本的に外部ホットラインに通報がなされた場合、ホットライン運営担当者が情報の信憑性及び調査判断について責任を負うことになりますが、実際の運用に於いては、社内のどのような部署に、若しくはどのような人材に協力を得れば、的確且つ効率的に実態把握調査が可能であるか、また通報案件に関する事項が従来社内に於いてどのように取り扱われていたのかは、ホットライン運営者には判断できない事項も含まれている可能性もあります。その為、社内ホットライン担当者に協力を得る事になり、両者が連携して実態把握調査に当たることになります。
同時に、コンプライアンス委員会に適切な報告及び問題解決の為の提案を行います。

周知徹底が必要である為、全社員や公益通報者となりうる関係先に、コンプライアンス小冊子にホットラインシステムについての説明を記載し、外部ホットライン運営責任者及び有職者によるコンプライアンス研修・社内報・定期的なコンプライアンスメール配信等を実施してシステムの説明及び利用を呼びかけます。

基本的に外部機関を設けることにより、公平性・情報の正確性・的確な問題解決・早期問題解決・通報者の利益保護・社内外への真摯な姿勢のアピール等が考えられます。